يقوم Microsoft Office تلقائيًا بحفظ البيانات التعريفية المخفية والمعلومات الشخصية لجميع المستندات التي تقوم بإنشائها باستخدام برنامج Microsoft Office. ستتعلم في هذا المنشور كيفية إزالة المعلومات والبيانات الوصفية المخفية من مستندات Microsoft Office ، وذلك لمنع أي شخص من استخدام هذه المعلومات.
المعلومات الخفية المرفقة بملفات Office.
يقوم Microsoft Office بشكل افتراضي بحفظ المعلومات التالية في أي وقت تقوم فيه بإنشاء وحفظ ملف مستند Office.
1. اسم المؤلف ، اسم الشركة ، اسم الشخص الذي حفظ المستند مؤخراً. معلومات التعريف الشخصية الأخرى (PII) ، مثل رؤوس البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وشرائح التوجيه وأسماء القوالب.
2. قد تحتوي المستندات المشتركة أو المتعاونة على علامات مراجعة وتعليقات وتعليقات توضيحية بالحبر وأسماء الأشخاص الذين عملوا على المستند وتعليقات المراجعين والتغييرات التي أجريت على المستند.
3. تاريخ إنشاء المستند ، تاريخ تعديل المستند ، تنقيحات المستند ، إصدارات المستند.
4. اسم جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو اسم خادم الشبكة أو القرص الثابت الذي يتم حفظ المستند فيه.
5. النص المخفي أو الخلايا التي قد لا تكون على علم بها.
عواقب البيانات المخفية في ملفات Office
بصرف النظر عن نقل المعلومات الحساسة ، فإن البيانات المخفية المرفقة بملفاتك قد تؤدي أيضًا إلى سوء فهم في حالة وجود تضارب بين ما تقوم بالإبلاغ عنه شخصيًا عن العمل وبين ما ينتهي به المستند في نقل المعلومات المخفية المرفقة والبيانات التعريفية.
على سبيل المثال ، يمكنك إبلاغ العميل بأن شركتك قضت 120 ساعة عمل لإنشاء المستند. بينما قد يصل شخص ما من جانب العميل إلى البيانات المخفية المرفقة بالمستند الخاص بك ويستنتج أن المستند تم إنشاؤه بواسطة شركة أخرى وأن شخصًا ما في شركتك بالكاد قضى ساعة في البحث عن المستند.
على الرغم من أنه من الشائع جدًا في مجال الأعمال التجارية العمل دون المستوى المطلوب ، إلا أنك قد لا ترغب في الكشف عن هذه المعلومات لعملائك.
حالات أخرى حيث البيانات المخفية قد تتسبب في حدوث مشكلات
في حالات أخرى ، هناك مخاوف تتعلق بالخصوصية فيما يتعلق بالطريقة التي يعلق بها Microsoft Office بيانات التعريف والمعلومات الشخصية على المستندات.
1. يمكنك تسجيل شكوى مجهولة فقط لاكتشاف أن اسمك وتفاصيلك يمكن الوصول إليها من خلال ملفات البيانات الوصفية المخفية.
2. يجوز لك نشر مستند على موقع ويب ، على أمل أن تظل مجهول الهوية. ومع ذلك ، لم يكن معروفًا لك أن المستند يحتوي على معلومات كافية عنك في الملفات التعريفية المخفية.
3. قد يكون هناك رؤوس وثائق وتذييلات وعلامات مائية ونص مخفي مرتبط بمستنداتك. قد تنقل هذه المعلومات الحساسة والأسرار التجارية وغيرها من المعلومات التي قد لا ترغب في فتحها.
4. ربما تكون أنت أو الأشخاص الآخرون الذين عملوا على إنشاء مستند قد قدموا تعليقات / ملاحظات معينة قد لا تكون مناسبة لإرسالها إلى العميل. قد يتم إرفاق هذه المستندات بمستندك وقد لا تكون واضحة عند عرض المستند فقط.
وبالتالي ، فمن المنطقي التحقق من بيانات التعريف المخفية ومسحها من مستند مكتب قبل نشرها عبر الإنترنت أو إرسالها إلى عميل.
إزالة المعلومات المخفية من مستندات Office
إليك كيفية عرض البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها من ملفات Office التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft Office 2007 ، حيث يتم إخفاء البيانات التعريفية مقارنةً بـ Office 2010 و 2013.
1. افتح الملف الذي تريد إزالة المعلومات المخفية منه.
2. انقر فوق زر Office في قائمة الشريط العلوي (انظر الصورة أدناه)
3. أشر إلى الإعداد والنقر فوق فحص المستند (انظر الصورة أدناه).
4. سوف يتم نقلك إلى شاشة Document Inspector ، انقر على Inspect.
5. سيقوم Windows بفحص نتائج فحص المستندات والوثائق للمراجعة (انظر الصورة أدناه).
6. انقر فوق "إزالة الكل" في قسم "خصائص المستند والمعلومات الشخصية" لإزالة كافة معلوماتك الشخصية التي أرفقها Office بمستندك. يمكنك توسيع هذا الإجراء ليشمل الأقسام الأخرى التي تريد إزالتها.
7. على الشاشة التالية ، سيؤكد Windows إزالة خصائص المستند والمعلومات الشخصية.
كما ترى من "ملاحظة: لا يمكن التراجع عن بعض التغييرات" ، فلن تتمكن من استرداد المعلومات التي ستقوم بحذفها بواسطة هذا الإجراء.
وبالتالي ، قد ترغب في عمل نسخة احتياطية للاستخدام والمرجع قبل مسح المعلومات الشخصية والبيانات الأخرى من الملف الذي سترسله.
إزالة البيانات المخفية من مستندات Office 2010 و 2013
1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" ، ثم انقر فوق "معلومات".
2. انقر فوق التحقق من وجود مشكلات ، ثم انقر فوق فحص المستند (انظر الصورة أدناه).
3. يمكنك ترك جميع الخيارات المحددة ، وضع علامة عليها كما هي أو اختيار الأقسام التي تريد فحص المستند لها.
4. انقر فوق فحص وسيقوم Office بفحص المستند للبيانات التعريفية المخفية المحددة.
5. قم بمراجعة نتائج فحص الوثيقة في شاشة Document Inspector.
6. انقر فوق الزر "إزالة الكل" بجوار نتائج الاستقصاء لأنواع البيانات المخفية التي تريد إزالتها من المستند.
وقف مكتب من إرفاق المعلومات
لسوء الحظ ، لا توجد طريقة لتعديل الإعدادات ومنع Microsoft Office من حفظ المعلومات الشخصية والبيانات التعريفية إلى الملفات.
ومع ذلك ، في Office 2013 ، يمكنك تعيين ملف Office الذي تعمل عليه لإزالة بيانات التعريف تلقائيًا في كل مرة يتم فيها حفظ الملف. وبهذه الطريقة يمكنك تجنب فرص عدم تذكرك لإزالة المعلومات المخفية من الملف ، قبل إرسالها إلى العميل.
1. انقر فوق القائمة ملف.
2. انقر فوق "خيارات" ، وحدد فئة "مركز التوثيق".
3. انقر فوق الزر إعدادات مركز التوثيق وحدد خيارات الخصوصية.
4. قم بتمكين خيار "إزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ".
ملاحظة: في بعض الأحيان قد تجد "إزالة المعلومات الشخصية ...". الخيار غير متاح للقرص. إذا كانت هذه هي الحالة ، فانقر فوق الزر Document Inspector (انظر الصورة أعلاه) ، اسمح للباحث عن المستندات Document Inspector بإزالة جميع المعلومات المخفية المرفقة بالوثيقة.
بعد ذلك ، يمكنك حفظ الملف ومحاولة الوصول إلى خيارات خصوصية Trust Center مرة أخرى. هذه المرة يجب أن يكون الخيار متاحًا وأن تكون قادرًا على النقر فوق خانة الاختيار.
يجب أن تدرك أن هذا الإعداد يقتصر على الملف الحالي فقط ولا ينطبق على الملفات الأخرى التي قمت بإنشائها قبل هذا الإعداد أو على الملفات الجديدة التي ستقوم بإنشائها باستخدام Microsoft office. لا توجد طريقة في Microsoft Office لتعيين هذا الإعداد كإعداد افتراضي أو جعله قابلاً للتطبيق على نطاق واسع.
