لقد منحنا العصر الرقمي العديد من الطرق للتواصل مع بعضنا البعض - من النصوص إلى Skype وما يقرب من اثنتي عشرة تقنية بينهما. لكل من التواصل الشفهي والكتابي مكانه في الأعمال التجارية اليوم ، ويشجع المكتب المنتج آداب السلوك في جميع طرق الاتصال. يؤدي استخدام أحدهما فقط أو الآخر إلى تحفيز قدرات الموظف على التواصل بشكل فعال مع العملاء والعملاء والزملاء. بينما يمكن أن يعرض البريد الإلكتروني سجل عملك الدقيق ، لا توجد رموز تعبيرية فعالة مثل الابتسامة الحقيقية وجهاً لوجه عندما تتحدث.
السجلات
هناك سبب وراء ظهور رسائل البريد الإلكتروني غالبًا أثناء الفضائح الحكومية ؛ لا يعرضون فقط ما قاله شخص ما ، ولكن عندما يقولون ذلك ، لذلك عندما تحتاج إلى سجل دائم للتواصل مع شخص ما ، يمنحك البريد الإلكتروني مسارًا ورقيًا رقميًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تختلف ذكريات الأشخاص عن المحادثات بمرور الوقت ، وقد لا يأخذون التفاصيل المهمة من المناقشة اللفظية ، ومن الأسهل دعم وجهة نظرك في موقف المكتب عندما يكون لديك نسخة رقمية لإثبات ذلك. إذا حذف شخص ما بريدك الإلكتروني أو أصر على أنه لم يستلمها مطلقًا ، فقد يكون سجلك الوحيد هو مجلد "المرسلة". يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أيضًا طريقة فعالة لعرض محفوظات المشروع ومن كان أصل الفريق الأكثر قيمة.
فهم
يتضمن التواصل بين زملاء العمل أكثر من مجرد كلمات. يقرأ زملاؤك تعابيرك ولغة جسدك ، ويسجلون نبرة صوتك أثناء المحادثة. عندما تكون وجهاً لوجه مع شخص ما ، فإنك تلتقط هذه الإشارات وتساعد في تعميق فهمك لمعنى الشخص الآخر. على الرغم من أن البريد الإلكتروني ذي الصياغة الجيدة يمكن أن يكون مباشرًا وواضحًا ، إلا أنه في بعض الأحيان يمكن إساءة فهم الكلمات التي تظهر على الشاشة وتسبب الإساءة ، خاصةً إذا حاولت السخرية أو الدعابة. قد يستغرق الأمر أيضًا وقتًا أقل للمشي في القاعة أو التقاط الهاتف ومناقشة المخاوف بالتفصيل مما يستغرقه إنشاء رسالة بريد إلكتروني طويلة.
المشاعر
في بعض الأحيان يكون من الصعب للغاية مناقشة مواقف معينة مع زملاء العمل ، وغالبًا ما يلجأ الأشخاص إلى البريد الإلكتروني للتعبير عن أنفسهم دون الشعور بالارتباك. لديك وقت للتفكير فيما تريد قوله ، ويمكنك نقل هذه الرسالة دون توتر أو تلعثم. لديك الوقت لصياغة سؤال أو تعليق منطقي ذكي. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هذا طريقًا ذا اتجاهين ، لأن بعض الموظفين يجدون أنه من الأسهل أن يكونوا متغطرسين أو مهينين أو وقحين عند التواصل عبر البريد الإلكتروني. عندما تتصاعد المشاعر ، غالبًا ما يرسل الأشخاص رسائل باستخدام كلمات لن يستخدموها شخصيًا أبدًا.
مهارات اجتماعية
قد تسمح كتابة رسائل البريد الإلكتروني لزملاء العمل بتجنب المحادثات غير المريحة أو الصعبة ولكنها لا تساعدهم في تعلم كيفية معالجة المشكلة بشكل مباشر. بينما قد تبدو المحادثة وجهًا لوجه محرجة في بعض الأحيان ، فإن التجربة ستقلل من هذا الشعور. يجعلك التحدث مع زملاء العمل أكثر وعيًا بتواصلك غير اللفظي. يخلق التحدث معًا روابط في المكتب ، ويظهر الاحترام للأشخاص ، سواء كان ذلك المديح على عمل جيد أو تحذير من موقف غير مقبول.
