يمكن أن يؤدي استخدام تنسيق المذكرة في رسائل البريد الإلكتروني في Microsoft Office Outlook إلى منح رسائل البريد الإلكتروني مظهرًا أكثر رسمية واحترافية. لإرسال بريد إلكتروني بتنسيق مذكرة ، قم بإنشاء البريد الإلكتروني وحفظه كقالب بريد إلكتروني في Outlook. بمجرد إضافة نموذج المذكرة ، يمكنك استخدامه لكل رسالة بريد إلكتروني في Outlook تريد إرسالها بتنسيق مذكرة.
قم بتشغيل Microsoft Outlook. انقر فوق علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" على شريط القائمة الرئيسية. انقر فوق الزر "بريد إلكتروني جديد".
أدخل عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين وموضوع البريد الإلكتروني في حقول الإدخال المناسبة أعلى نافذة "البريد الإلكتروني الجديد".
اكتب "مذكرة" أو "مذكرة" الأكثر رسمية في الجزء العلوي من جزء النص الأساسي للبريد الإلكتروني. قم بتطبيق تنسيق غامق ومسطر وحجم الخط ووجه الخط على النص عن طريق النقر فوق زر التنسيق ذي الصلة في مجموعة "النص الأساسي" في علامة التبويب "رسالة" في شريط القائمة.
اكتب "التاريخ:" متبوعًا بتاريخ المذكرة مباشرة تحت عنوان "المذكرة". في سطر منفصل ، اكتب "إلى:" متبوعًا بأسماء المستلمين والمسميات الوظيفية.
أدخل عنوان موضوع المذكرة تحت التاريخ ومعلومات المستلم ؛ على سبيل المثال ، "Re: تعديل توقعات الإنفاق". اكتب النص الأساسي للمذكرة تحت عنوان الموضوع. تتضمن العديد من المذكرات التجارية خلفية موجزة ومقدمة وتليها نقاط رئيسية وخاتمة. اضغط على "إدخال" أو "رجوع" على لوحة مفاتيح الكمبيوتر بعد كل فقرة لإضافة فواصل بين الفقرات.
انقر فوق "ملف" متبوعًا بـ "حفظ باسم" في شريط قائمة Outlook الرئيسية.
حدد "قالب Outlook" من قائمة حفظ كنوع. أدخل اسمًا وصفيًا للقالب ؛ على سبيل المثال ، "مذكرة" أو "مذكرة عمل".
اضغط على الزر "إرسال" لإرسال رسالة البريد الإلكتروني الأصلية للمذكرة التي أنشأت النموذج منها. يمكنك الآن الوصول إلى نموذج البريد الإلكتروني للمذكرة من علامة التبويب "المطور" في Outlook. انقر فوق "اختيار نموذج" وحدد "قوالب المستخدم" في القائمة المنسدلة "بحث في". حدد نموذج المذكرة ، ثم انقر فوق "فتح". قم بتحرير محتويات النموذج وأرسل البريد الإلكتروني بتنسيق مذكرة.
نصائح
إذا لم تتمكن من رؤية علامة التبويب "المطور" في قائمة Outlook ، فقم بتمكين هذا الخيار بالنقر فوق "ملف" متبوعًا بـ "الخيارات". انقر فوق "تخصيص الشريط" في الجزء الأيمن. انقر فوق مربع الاختيار بجوار "المطور" لتحديد هذا الخيار وتمكينه. انقر فوق "موافق" لإضافة علامة التبويب إلى شريط القائمة.
عادةً ما تتضمن مذكرات العمل الرسمية التاريخ وأسماء المستلمين ، ولكن رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك تتضمن تلقائيًا هذه المعلومات في عنوان رسالة البريد الإلكتروني. تخطي الخطوة 4 إذا كنت لا تريد تكرار هذه المعلومات في النص الرئيسي للمذكرة.
