عند إرسال بريد إلكتروني ، غالبًا ما تحدد التحية الافتتاحية نغمة الرسالة بأكملها ، تمامًا كما تفعل مع ابن عمها الأكبر في الرسالة الورقية. عادةً ما يكون توجيه رسالة بريد إلكتروني إلى شخص واحد - أو حتى شخصين - أمرًا بسيطًا بدرجة كافية ، ولكن عندما ترسل نفس الرسالة إلى ثلاثة أشخاص أو أكثر ، يمكن أن تبدأ الأمور في التشوش قليلاً ، وتخاطر بإهانة شخص ما عن غير قصد. قم بصياغة التحية الخاصة بك بعناية لضمان أخذ رسائلك بالطريقة الصحيحة.
احتفظ بها حتى
حدد ما تعرفه عن الأشخاص الثلاثة الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني. إذا كان لديك نفس القدر من المعلومات عنهم جميعًا ، فإن صياغة التحية أمر بسيط: "عزيزي جيم وجون وجين" أو "عزيزي السيد سميث والسيد دو والسيدة براون ،" اعتمادًا على مستوى الإجراءات الرسمية. ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، قد لا تعرف شيئًا مهمًا عن أحد الأشخاص الثلاثة. على سبيل المثال ، من الواضح أن جيم سميث رجل وجين براون امرأة ، لكن أليكس جونز قد يكون ألكسندر أو ألكسندرا. في مثل هذه الحالة ، استخدم الاسم الكامل لجميع الأشخاص الثلاثة - "عزيزي جيم سميث وجين براون وأليكس جونز."
شكليات متفاوتة
غالبًا ما يؤثر مستوى الشكليات الذي تشير إليه التحية على محتويات البريد الإلكتروني بأكمله. إذا كان الأشخاص الثلاثة الذين تخاطبهم يستحقون مستويات مختلفة من الشكليات ، ففكر في إرسال رسالتين أو ثلاث رسائل منفصلة بدلاً من واحدة. إذا كان يجب عليك إرسال رسالة واحدة فقط ، فقم بمخاطبة كل شخص بالمستوى المناسب من الإجراءات الرسمية بدلاً من زيادتها أو خفضها. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أستاذك واثنين من زملائك في الفصل ، فافتح الرسالة بعبارة "عزيزي الأستاذ كيتنغ ، نيل وتود."
العنوان بعناية
ضع في اعتبارك ما إذا كان يجب تضمين الأشخاص الثلاثة الذين ترسلهم الرسالة في محادثة واحدة. على سبيل المثال ، إذا كنت تدعو ثلاثة من أصدقائك إلى حفلة ، فمن المنطقي استخدام رسالة واحدة ؛ إذا كنت تنظم حفلة ويساعد ثلاثة من أصدقائك ، من ناحية أخرى ، فقد يكون من الأفضل إرسال ثلاث رسائل منفصلة ، تحتوي كل واحدة منها على المعلومات ذات الصلة فقط. إذا كان يجب عليك إرسال رسالة واحدة فقط ، فقم بمخاطبة المستلمين الثلاثة كالمعتاد في التحية ، ولكن أيضًا بذل قصارى جهدك لتحديد أجزاء الرسالة ذات الصلة بكل منهم.
نسخة إلى و نسخة مخفية الوجهة
عند مخاطبة مستلمي البريد الإلكتروني في التحية ، ضع في اعتبارك كيفية وصول الرسالة إليهم. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لجميع المستلمين الثلاثة باستخدام الحقل "إلى:" أو "نسخة إلى:" ، فقم بتضمين الأشخاص الثلاثة جميعًا في التحية كالمعتاد ، ما لم تكن الرسالة موجهة بشكل أساسي إلى أحد المستلمين وتم إرسالها إلى المستلمين الآخرين من أجل معلوماتهم. إذا كانت هذه هي الحالة ، فقم بمخاطبة المستلم الأساسي في التحية واشرح سبب قيامك أيضًا بإرسال الرسالة إلى الاثنين الآخرين في الأسطر القليلة الأولى. إذا تلقى شخص أو أكثر الرسالة من خلال حقل "نسخة مخفية الوجهة:" ، فتأكد من عدم تضمين هذا الشخص في التحية لمنع الإساءة.
