تم تصميم برامج المحاسبة لأتمتة الكثير من العمليات المحاسبية. والغرض من ذلك هو جعل المحاسبة أسهل وأسرع وأكثر دقة. بينما يخدم البرنامج غرضه ، هناك عيوب للاعتماد فقط على التكنولوجيا لاحتياجاتك المحاسبية. هذا هو السبب في أنه من المهم فهم أساسيات المحاسبة وكذلك كيفية استخدام برامج المحاسبة.
كلفة
عند استخدام برنامج محاسبة ، يجب عليك شراء البرنامج وأي تراخيص إضافية ضرورية للمستخدمين وأجهزة الكمبيوتر الأخرى. تتطلب بعض البرامج منك شراء ترقيات أو تحديثات للحصول على ميزات إضافية. يجب عليك أيضًا التأكد من أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك قادر على تشغيل البرنامج. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى ترقية جهاز الكمبيوتر الخاص بك أيضًا.
الاعتماد على أجهزة الكمبيوتر
إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو تلفت البيانات بسبب فيروس ، فلن تتمكن من استخدام برنامج المحاسبة الخاص بك حتى يتم إصلاح المشكلة. هذا يعني أيضًا أنك لن تتمكن من الوصول إلى أي بيانات تم إدخالها حتى يتم تشغيل الكمبيوتر مرة أخرى. يمكن أيضًا أن تتلف بياناتك ، مما يعني أنه سيتعين عليك إعادة إدخال المعلومات ما لم تقم بنسخ ملفاتك احتياطيًا. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك انقطاع في الطاقة ، فلن يكون برنامجك غير قابل للاستخدام إلا إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر محمول يعمل بالبطارية.
احتيال
تتطلب بيانات برامج المحاسبة مستويات إضافية من الأمان لمنع حدوث مشكلات مثل الاحتيال والاختلاس. يسهّل البرنامج على المستخدمين تغيير البيانات ، مما يسهل عملية الاحتيال. نتيجة لذلك ، هناك حاجة متزايدة للمدققين الداخليين للتحقق من عدم دقة البيانات. يجب أيضًا اتخاذ تدابير أمنية للحد من مقدار سيطرة المستخدمين على ميزات أي برنامج محاسبة.
برامج إضافية
تتطلب معظم برامج المحاسبة أن يكون لديك برنامج إضافي لعرض التقارير. على سبيل المثال ، تسمح لك بعض البرامج بتصدير البيانات كملف PDF أو جدول بيانات Excel. يسمح هذا للمستخدمين بدون برنامج المحاسبة بعرض البيانات. ومع ذلك ، قد يفرض برنامج العرض نفقات إضافية على المستخدم.
خطأ بشري
في حين أنه من السهل تدوين الأرقام بشكل غير صحيح ، إلا أنه من الأسهل كتابة رقم بشكل خاطئ. قد يؤدي إدخال البيانات في برامج المحاسبة بسرعة كبيرة إلى حدوث أخطاء جسيمة. مع قيام البرنامج بإجراء العمليات الحسابية ، قد يكون من الصعب تتبع سبب المشكلة. تجعل جداول البيانات أو دفاتر الأستاذ الرقمية أو دفاتر الأستاذ المكتوبة عملية التتبع أبسط وأسرع.
تمرين
يتطلب منك برنامج المحاسبة أن تأخذ الوقت الكافي لتعلم كيفية استخدامه. بينما قد تكون محاسبًا متمرسًا ، ستظل بحاجة إلى معرفة ما يفعله كل زر وأمر قائمة من أجل استخدام برامج المحاسبة بشكل فعال. يمكن أن يؤدي منحنى التعلم هذا إلى أخطاء مكلفة. في بعض الحالات ، قد يكون التدريب المدفوع ضروريًا لمعرفة كيفية أداء مهام معينة. إذا لم تكن خبيرًا في التكنولوجيا ، فقد تكون العملية أكثر صعوبة.
زمن
يجد العديد من المحاسبين أن إدخال البيانات في برامج المحاسبة يستغرق وقتًا أطول من وقت كتابتها أو كتابتها في جدول بيانات. نظرًا للشاشات خطوة بخطوة ، غالبًا ما تستغرق العملية وقتًا أطول ، خاصةً لأولئك الذين لا يستخدمون البرنامج كثيرًا أو لا يزالون جددًا على استخدام البرنامج. إذا تطلب البرنامج خطوات عديدة لإدخال البيانات الأساسية ، فقد تفوق متطلبات الوقت فوائد الحسابات التلقائية.
