يتيح لك Microsoft Outlook إنشاء مجموعات جهات اتصال ، تُعرف أيضًا باسم قوائم التوزيع أو مجموعات البريد الإلكتروني. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا بشكل روتيني إلى نفس المجموعة من الأشخاص ، فإن إعدادهم كمجموعة جهات اتصال يتيح لك توفير الوقت عن طريق إرسال البريد الإلكتروني إلى المجموعة بدلاً من إدخال جميع العناوين. يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة جهات اتصال تحتوي على مجموعات جهات اتصال أخرى. في معظم الحالات ، لا يوجد حد لعدد عناوين البريد الإلكتروني التي يمكنك الحصول عليها في مجموعة جهات الاتصال.
الإصدارات الأقدم من Outlook
لا يوجد حد لعدد العناوين التي يمكنك تضمينها في مجموعة جهات الاتصال في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث. في الإصدارات السابقة ، يعتمد الحد الأقصى لعدد العناوين التي يمكنك تضمينها في مجموعة جهات الاتصال على مقدار المعلومات المخزنة لكل جهة اتصال. تتراوح الحدود النموذجية بين 50 و 70 جهة اتصال ، ولكن يمكن أن تصل إلى 25 جهة اتصال. قد تتوقف مجموعة جهات الاتصال عن العمل إذا قمت بتضمين معلومات جهة اتصال إضافية للأعضاء ، وفي هذه الحالة يمكنك تقسيم المجموعة إلى مجموعتي جهات اتصال.
الصرف وخوادم البريد الأخرى
على الرغم من أن عدد العناوين في مجموعة جهات الاتصال غير محدود ، فقد يكون لخادم البريد حدود. في بيئة الشركة ، قد يكون لخادم Microsoft Exchange أحجام قصوى لمجموعات جهات الاتصال. في بيئات المنزل والأعمال الصغيرة ، قد يقوم مزود خدمة الإنترنت الخاص بك بحظر رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على أكثر من عدد محدد من العناوين. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على عدد كبير من العناوين أو حظرها كرسائل غير مرغوب فيها بواسطة موفر البريد الإلكتروني أو برنامج العميل الخاص بالمستلمين.
الخصوصية والقراءة
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مجموعة جهات اتصال ، يستبدل Outlook اسم المجموعة بعناوين البريد الإلكتروني لكل شخص في المجموعة ، بحيث يرى جميع المستلمين عنوان البريد الإلكتروني لكل شخص. قد يستغرق هذا مساحة كبيرة في الجزء العلوي من البريد الإلكتروني ، كما أنه يثير مخاوف بشأن الخصوصية. إذا كانت المجموعة ، على سبيل المثال ، نادي ألعاب وكل الأعضاء يعرفون بعضهم البعض ، فلا بأس بذلك ؛ ولكن إذا كان أعضاء المجموعة لا يعرفون بعضهم البعض ، فإن إرسال عنوان البريد الإلكتروني لكل فرد في المجموعة يمكن أن يكون انتهاكًا خطيرًا وغير قانوني للخصوصية. لتجنب ذلك ، استخدم حقل BCC ، وليس الحقل TO ، عند الإرسال إلى مجموعة جهات اتصال.
مجموعة جهات الاتصال مقابل القائمة البريدية
تعد مجموعة جهات الاتصال طريقة ملائمة لشخص واحد لإرسال بريد إلكتروني بشكل روتيني إلى مجموعة أو مجموعات من الأشخاص. ومع ذلك ، إذا احتاجت مجموعة كبيرة من الأشخاص بشكل متكرر إلى إرسال بريد إلكتروني لبعضهم البعض ، وخاصة إذا كانت الخصوصية مطلوبة ، فإن قائمة مناقشة المشترك أو برنامج القائمة البريدية هي طريقة أفضل للذهاب ، لأن هذه برامج قائمة على الويب تسمح لأي عضو لإرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة باستخدام عنوان بريد إلكتروني واحد.
