لقد أثر عصر المعلومات فعليًا على كل جانب من جوانب المجتمع البشري ، ولم تتأثر أي منطقة أكثر من التواصل. يعد الاتصال الفعال جزءًا حيويًا من الإدارة في الأعمال التجارية ، وقد أعطى تقدم تكنولوجيا المعلومات للإدارة مجموعة من الأدوات لتعظيم التواصل الفعال لمنظمتهم. باستخدام هذه الأدوات ، خضع الاتصال الإداري لتغيير جوهري يعيد تعريف الطريقة التي تتواصل بها الإدارة مع الموظفين والعملاء.
التوفر
مع انتشار تقنية المعلومات (IT) ، أصبح من الممكن الوصول إلى الموظفين والعملاء والزملاء في أي وقت تقريبًا وفي أي مكان. تعتبر الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المكتبية كلها من التطور الكافي لدعم المكالمات الصوتية ومؤتمرات الفيديو والمراسلة الفورية وإدارة البريد الإلكتروني وحتى التواصل عبر الشبكات الاجتماعية. هذا يعني أنه حتى عندما يغادر الموظفون المكتب ، يمكن الاتصال بهم عبر أحد أجهزتهم الأخرى ويمكن معالجة المشكلات فور ظهورها ، بدلاً من الانتظار ليوم العمل التالي.
نقل البيانات
تتيح تقنية المعلومات أيضًا وسائل أكثر كفاءة لنقل البيانات المهمة. توفر شبكات البيانات اللاسلكية نطاقًا تردديًا متزايدًا لنقل البيانات ، مما يجعل تنزيل الملفات المهمة وتحميلها من وإلى العمل ممكنًا من أي مكان تقريبًا. بالإضافة إلى توفر البرامج المتطورة للأجهزة المحمولة ، الوصول المباشر إلى موارد الشركة ، وإمكانيات نقل البيانات واسعة جدًا. على سبيل المثال ، يمكن لإدارة شركة هندسية إرسال مخططات منقحة إلى فريق إنشاءات في مجتمع ريفي عبر الكمبيوتر اللوحي للمهندس الرئيسي ، بينما يمكن للفريق بدوره إرسال تقارير التقدم إلى الإدارة.
الاتصال بين المكاتب
شهدت الاتصالات داخل المكتب أيضًا تغييرات مع تكامل تكنولوجيا المعلومات. إذا احتاجت الإدارة إلى مناقشة مسألة ما بشكل خاص مع أحد الموظفين ، فيمكن إجراء هذه المحادثة عبر برنامج المراسلة الفورية بدلاً من استدعاء الموظف بعيدًا عن محطة العمل الخاصة به لحضور اجتماع. يمكن لأعضاء الإدارات المختلفة إجراء محادثات مع بعضهم البعض عبر مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية باستخدام برامج المراسلة مثل Skype وأدوات الاتصال الأخرى. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يتم فصل قسمين جسديًا بمسافة كبيرة.
نطاق
تمنح تكنولوجيا المعلومات الإدارة القدرة على الإشراف على عمليات بمقاييس ملحوظة. اعتمادًا على منصب المدير داخل الشركة وحجم الشركة ، تسمح تكنولوجيا المعلومات للأفراد بالتفاعل مع بعضهم البعض في جميع أنحاء العالم. بفضل نقل البيانات عالي السرعة الذي يسمح بنقل الملفات الكبيرة في وقت قصير نسبيًا ، تمكن تكنولوجيا المعلومات المديرين والموظفين من التنسيق عالميًا في أي عدد من المهام. يمكن عقد المؤتمرات مع رؤساء الأقسام المختلفة حول العالم ، دون تكبد تكاليف سفر باهظة.
الاعتبارات
اعتمادًا على حجم شركتك والخدمات المطلوبة ، يمكن أن يكون تنفيذ نظام تكنولوجيا معلومات واسع النطاق مسعى مكلفًا. نتيجة لذلك ، تتطلب الاستثمارات بهذا الحجم تخطيطًا دقيقًا لضمان أن التكاليف لا تفوق الفوائد. يجب أيضًا إدارة الوصول إلى الموظفين على مدار 24 ساعة تقريبًا بعناية لمنع الإرهاق أو انتهاك الخصوصية. أيضًا ، مع توفر المزيد من خطوط الاتصال ، هناك المزيد من الاحتمالات للتطفل من قبل المتسللين والأفراد الخبثاء الآخرين. هذا يعني أن أمنك يجب أن يتطور على قدم المساواة مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لديك.
