قد تتلقى بريدًا إلكترونيًا يطلب فيه المرسل أن ترسل ردًا لتأكيد حصولك على رسالته. ليس لدى الجميع خيار إرسال إيصال إرجاع تلقائيًا إليهم عند فتح بريدهم الإلكتروني ، لذلك إذا كان يحتوي على معلومات عاجلة أو حساسة للوقت ، فعليهم معرفة ما إذا كان قد وصل إلى صندوق الوارد الخاص بك. إنها أيضًا مجاملة لإعلام الأشخاص بأنك تلقيت رسالتهم عندما طلبت منهم إرسال مستندات أو معلومات أخرى إليك.
الخطوة 1
أرسل الإقرار في أقرب وقت ممكن. تعد الاستجابة في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية في عالم الأعمال ، حتى لو لم تكن المعلومات الواردة في البريد الإلكتروني حساسة للوقت.
الخطوة 2
قم بتحرير سطر موضوع البريد الإلكتروني ، إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى الإشارة إلى أنك قمت بإرفاق مستند بالرسالة ، أو أن المعلومات المحدثة مضمنة في ردك. إذا لم تكن بحاجة إلى تعديل سطر الموضوع ، فسيتم ملء حقل "Re:" تلقائيًا ، لإعلام المستلم بالبريد الإلكتروني الذي ترد عليه.
الخطوه 3
اكتب جملة كاملة تشير إلى أنك تلقيت الرسالة ، وكذلك متى ستتخذ أي إجراء بخصوصها. من الأكثر احترافًا القول ، "مرحبًا ستيف ، لقد تلقيت البريد الإلكتروني هذا الصباح. سأتابع معك في وقت لاحق بعد الظهر" - مما يتيح للمرسل معرفة أنك ستعطي الأولوية للعودة إليه - بدلاً من مجرد الكتابة ، "فهمت. شكرا".
إطلاع المستلم على أي تطورات ذات صلة. يمكنك إنجاز مهمتين في وقت واحد هنا: الاعتراف بالبريد الإلكتروني الأصلي وإبقاء المستلم في الحلقة فيما يتعلق بالمعلومات ذات الصلة. لا معنى لإرسال رسالة بريد إلكتروني ثانية تقول ، "بالمناسبة ، تم إرجاع الاجتماع المتعلق بالعقود التي أرسلتها إلي مرة أخرى إلى الساعة 4 مساءً" ، عندما تكون لديك بالفعل محادثة عبر البريد الإلكتروني بخصوص هذا الموضوع.
