كيفية استلام بريد إلكتروني

قد تتلقى بريدًا إلكترونيًا يطلب فيه المرسل أن ترسل ردًا لتأكيد حصولك على رسالته. ليس لدى الجميع خيار إرسال إيصال إرجاع تلقائيًا إليهم عند فتح بريدهم الإلكتروني ، لذلك إذا كان يحتوي على معلومات عاجلة أو حساسة للوقت ، فعليهم معرفة ما إذا كان قد وصل إلى صندوق الوارد الخاص بك. إنها أيضًا مجاملة لإعلام الأشخاص بأنك تلقيت رسالتهم عندما طلبت منهم إرسال مستندات أو معلومات أخرى إليك.

الخطوة 1

أرسل الإقرار في أقرب وقت ممكن. تعد الاستجابة في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية في عالم الأعمال ، حتى لو لم تكن المعلومات الواردة في البريد الإلكتروني حساسة للوقت.

الخطوة 2

قم بتحرير سطر موضوع البريد الإلكتروني ، إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى الإشارة إلى أنك قمت بإرفاق مستند بالرسالة ، أو أن المعلومات المحدثة مضمنة في ردك. إذا لم تكن بحاجة إلى تعديل سطر الموضوع ، فسيتم ملء حقل "Re:" تلقائيًا ، لإعلام المستلم بالبريد الإلكتروني الذي ترد عليه.

الخطوه 3

اكتب جملة كاملة تشير إلى أنك تلقيت الرسالة ، وكذلك متى ستتخذ أي إجراء بخصوصها. من الأكثر احترافًا القول ، "مرحبًا ستيف ، لقد تلقيت البريد الإلكتروني هذا الصباح. سأتابع معك في وقت لاحق بعد الظهر" - مما يتيح للمرسل معرفة أنك ستعطي الأولوية للعودة إليه - بدلاً من مجرد الكتابة ، "فهمت. شكرا".

إطلاع المستلم على أي تطورات ذات صلة. يمكنك إنجاز مهمتين في وقت واحد هنا: الاعتراف بالبريد الإلكتروني الأصلي وإبقاء المستلم في الحلقة فيما يتعلق بالمعلومات ذات الصلة. لا معنى لإرسال رسالة بريد إلكتروني ثانية تقول ، "بالمناسبة ، تم إرجاع الاجتماع المتعلق بالعقود التي أرسلتها إلي مرة أخرى إلى الساعة 4 مساءً" ، عندما تكون لديك بالفعل محادثة عبر البريد الإلكتروني بخصوص هذا الموضوع.