في حين أنه قد يبدو وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، إلا أن هناك بالفعل بعض الأعمال الفنية لإعداد اجتماع عمل عبر البريد الإلكتروني. إذا كنت تخطط لتضمين الغداء في اجتماعك ، فسيكون لديك بعض الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار. الفكرة الأساسية هنا ليست الإفراط في التفكير وإضاعة العمل الثمين أو الوقت الشخصي في التفاصيل - ولكن في نفس الوقت ، سترغب في مراعاة احتياجات ودوافع الشخص الآخر.
الخطوة 1
اكتب معلومة ذات صلة في سطر موضوع البريد الإلكتروني ، مما يشير إلى أن البريد الإلكتروني هو دعوة لتناول طعام الغداء. لا تستخدم الأحرف الكبيرة أو الرموز التعبيرية المزعجة في سطر الموضوع - أو في أي مكان في الاتصالات التجارية ، في هذا الشأن. بدلاً من ذلك ، حدد هدفك بوضوح وبشكل احترافي ؛ على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة كتابة "اجتماع غداء الأربعاء؟" أو شيئا من هذا القبيل.
الخطوة 2
ابدأ بتحية ودية ومهنية. إذا كنت تستخدم الاسم الأول لجهة الاتصال التجارية هذه ، فلا بأس من مخاطبة الشخص باسمه الأول في التحية ، مثل "عزيزي سكوت" أو ببساطة "سكوت:". إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، فاستخدم الاسم الأخير و "السيد". أو "السيدة"
الخطوه 3
اذكر أنك ترغب في مقابلة الشخص في موعد غداء ، ثم قل سبب رغبتك في مقابلته.
الخطوة 4
قدم بعض الخيارات للتاريخ والوقت ، بناءً على معرفتك بجدول الشخص. إذا كنت تقابل صاحب مطعم يقدم مطعمه عرضًا خاصًا أيام الجمعة ، على سبيل المثال ، فلا تطلب منه الاجتماع يوم الجمعة. أخبر الشخص بالأيام والأوقات التي تكون متاحًا فيها ، واعرض عليه بضعة أيام أو أوقات للاختيار من بينها. يمكنك أيضًا ترك التاريخ والوقت لتقدير الشخص الآخر - ولكن القيام بذلك قد يعني المزيد من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا لاتخاذ قرار فعلي بشأن تاريخ مناسب للطرفين.
الخطوة الخامسة
اقترح بعض المطاعم التي تشعر أنها مناسبة لنوع الاجتماع الذي ستعقده. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك تفاصيل جادة وحميمة لتناقشها حول عمل الشخص ، فمن المحتمل أن تكون فكرة سيئة أن تقترح مقابلة في الحانة المحلية حيث يجتمع جميع أصدقائه بانتظام. بنفس الطريقة التي اقترحت بها عدة تواريخ وأوقات ، اقترح عدة أماكن لمنح الشخص الآخر الفرصة للاختيار.
الخطوة 6
دع المستلم يعرف خطواته التالية ، بالإضافة إلى أي تفاصيل قد يرغب في معرفتها حول متابعتك. إذا كان عليك الرد في غضون فترة زمنية معينة حتى تتمكن من الاحتفاظ بجدولك الزمني مجانًا ، فأخبره بذلك بطريقة مهذبة. إذا كنت ستبقى خارج المدينة لبضعة أيام بعد البريد الإلكتروني ، فأخبره أنك ستعاود الاتصال به عند عودتك.
تسجيل الخروج بطريقة ودية ، مثل "مع خالص التقدير" أو "التحيات". إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لا تحتوي على سطر توقيع تلقائي مرفق يوفر تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، فتأكد من تقديم رقم هاتفك وأي معلومات اتصال مهمة أخرى في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني.
