لقد غيّر الكمبيوتر الشخصي إلى الأبد طريقة عمل الأشخاص: لكل مهمة شركة مهمة ، هناك حل برمجي مناسب. إذا كنت لا تزال تجري محاسبة نشاطك التجاري يدويًا ، ففكر في الاختلافات الكبيرة بين ذلك وبين استخدام برنامج محاسبة مخصص. هناك فوائد كبيرة للانتقال إلى التكنولوجيا الرقمية ، ولكن هذه الفوائد تأتي مع بعض المخاطر. كل هذا يتوقف على ما هو الأفضل لك ولعملك.
الدقة والاتساق
يستخدم برنامج المحاسبة عمليات حسابية آلية للتأكد من أن الرياضيات الخاصة بك صحيحة دائمًا. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل المحاسبة المحوسبة على بناء الاتساق في تقاريرك من خلال تنسيقات الملفات الموحدة وتدفقات العمل المحددة. ومع ذلك ، فإن برامج المحاسبة ذكية مثل المستخدم فقط ، والتحول إلى المحاسبة الرقمية لا يضمن بالضرورة القضاء على الأخطاء. ومع ذلك ، فإن المحاسبة المحوسبة ، عند تنفيذها بشكل صحيح ، تكون أكثر دقة من المحاسبة اليدوية.
سرعة الدخول
بمجرد قيامك بتنفيذ حل محوسب لعملك ، يجب أن ينخفض الوقت الذي تقضيه في العمل في مهام المحاسبة بشكل كبير. يعد إدخال البيانات عبر لوحة المفاتيح والسماح للكمبيوتر بأداء العمل أسرع من تدوين الأشياء ومعرفة الرياضيات باستخدام آلة حاسبة ، ويأتي برنامج المحاسبة مع مجموعة متنوعة من القوالب المضمنة المصممة لجعل العملية أكثر بساطة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن الوصول إلى البيانات التي يتم إدخالها عبر المحاسبة المحوسبة على الفور ، مما يعني أنه سيكون لديك دائمًا أحدث الأرقام المتاحة. الجانب السلبي هو أن الأمر سيستغرق بعض الوقت للتكيف مع استخدام البرنامج الجديد ، مما يخفف من الوقت الأولي المحفوظ.
الأمن والسلامة
بينما يمكنك حماية بيانات المحاسبة الخاصة بك بكلمة مرور وتخزينها على كمبيوتر العمل ، فإن المحاسبة اليدوية أقل أمانًا من حيث تراكم المستندات المكتوبة بمرور الوقت وتتطلب حلول تخزين كبيرة بشكل متزايد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بسهولة إجراء نسخ احتياطي لبيانات المحاسبة الرقمية على محرك أقراص خارجي ، بينما يجب عليك نسخ بيانات المحاسبة اليدوية يدويًا. يعد فقدان بيانات المحاسبة الرقمية أقل خطورة من فقدان المستندات الأصلية ، حيث يمكنك استعادة النسخ الاحتياطية بأقل قدر من الجلبة. ومع ذلك ، فإن أجهزة الكمبيوتر أكثر هشاشة من المستندات الفعلية ، لذلك يجب عليك اتخاذ خطوات لحماية بياناتك في حالة حدوث مشكلة في الجهاز.
سهولة التوزيع
في المحاسبة اليدوية ، تقوم بإنشاء وتوزيع الفواتير والفواتير والسجلات الأخرى يدويًا. باستخدام المحاسبة الرقمية ، يمكنك إنشاء نفس مجموعة المستندات في وقت أقل بكثير ، وطباعة أي عدد تريده من النسخ. يمكنك بعد ذلك إرسال المستندات الرقمية عبر البريد الإلكتروني ، مما يسمح لك بتحديد كمية الوسائط المادية التي يتعين على شركتك استخدامها بالفعل. باستخدام برامج المحاسبة المحوسبة ، من السهل طباعة ونسخ وإرسال أي مستندات يحتاجها نشاطك التجاري. ومع ذلك ، فإن هذا يسهل أيضًا على الطرف الشائن اعتراض بياناتك.
