يمكن أن يكون البريد الإلكتروني ، إذا تم استخدامه بشكل فعال ، وسيلة رخيصة وفعالة للاتصال داخل الشركات. ومع ذلك ، يمكن أن تسوء أشياء كثيرة على طول الطريق ، بسبب طبيعة البريد الإلكتروني. يمكن أن تساعد سياسة البريد الإلكتروني الشاملة في تحديد الاستخدام المناسب للبريد الإلكتروني ، ولكن حتى اتخاذ هذه الخطوة لا يزال يترك مجالًا لعدم الكفاءة وثغرات الاتصال.
سوء الفهم
البريد الإلكتروني ، كشكل من أشكال الاتصال الكتابي ، لا يأتي مع جميع الإشارات غير اللفظية الهامة المسؤولة عن الكثير من فهمنا. ونتيجة لذلك ، فإن السخرية والفكاهة والعاطفة القوية لا تظهر بشكل جيد للقارئ في كثير من الأحيان. في بعض الأحيان يعمل بطريقة معاكسة ، حيث ينسب القارئ المشاعر إلى شيء لم يتم كتابته بهذه النية. قد يقع الأشخاص الذين ليسوا على دراية بالبريد الإلكتروني في الكتابة بأحرف كبيرة أو يستخدمون علامات الترقيم المفرطة لتسليط الضوء على شيء ما ، دون أن يدركوا أن تلك العناصر تحمل عاطفة. يمكن أن يؤدي هذا إلى سوء فهم يمكن أن يضر بعلاقات العمل دون داع.
وقت ضائع
يقدم البريد الإلكتروني فرصة للإلهاء في العمل. يمكن للموظفين استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بشكل غير صحيح لإرسال ملاحظات شخصية أو نكات حول المكتب. حتى إذا ظل البريد الإلكتروني مناسبًا للعمل ، فقد يكون مصدر إلهاء. لنفترض أنك تعمل في مشروع ، على سبيل المثال ، وأن عميل البريد الإلكتروني الخاص بك مفتوحًا على سطح المكتب - إذا قرأت كل بريد إلكتروني يأتي ، ترد على البعض - قد يستغرق المشروع الذي قد يستغرق ساعتين الآن أربع ساعات. على الرغم من أن التحقق من البريد الإلكتروني مرة أو مرتين في اليوم قد يكون أكثر فاعلية وكافيًا ، يشعر الكثيرون أنهم قد يفوتون شيئًا مهمًا إذا لم يفحصوا بريدهم الوارد باستمرار.
مشاكل قطع الاتصال
من مزايا البريد الإلكتروني أنه يمكنك الوصول إليه بسهولة من أي مكان به اتصال بالإنترنت. بالنسبة لبعض الشركات ، يمكن أن يكون هذا عيبًا خطيرًا أيضًا ، مما يهدد التوازن بين العمل والحياة للموظفين. هؤلاء الموظفون الذين يبقون دائمًا على اتصال بالعمل سيحترقون بسرعة أكبر من أولئك الذين يستغرقون وقتًا لأنفسهم. قد لا يقضون وقتًا ممتعًا مع عائلاتهم أو أصدقائهم ، ونتيجة لذلك ، قد يشعرون بمزيد من التوتر وأقل إشباعًا.
تسجيل دائم
يجب على أولئك الذين يستخدمون البريد الإلكتروني للتواصل داخل الشركات الحرص على إبقاء المراسلات مدنية وواضحة. باستخدام البريد الإلكتروني ، يصبح من السهل شطب الرد السريع والغاضب وإرساله دون تفكير كثير. هذا الرد السريع والعدائي مسجل الآن. لا يمكنك استعادتها. إذا انتقل الموظفون أو أرباب العمل إلى المستوى التالي وقالوا شيئًا مسيئًا أو غير مناسب ، فيمكن استخدامه كأساس للفصل ، أو حتى كدليل ضدهم في المحكمة. يضيف البريد الإلكتروني طبقة من فك الارتباط ، مما يمنح الأشخاص الشجاعة لقول أشياء قد لا يقولوها شخصيًا أو عبر الهاتف.
